Na een hack is het, in veel gevallen, significant sneller en eenvoudiger om alle werkzaamheden weer op te starten wanneer een organisatie over een gedegen back-up systeem beschikt. En los van het risico op dergelijke aanvallen heeft het hebben van een goede back-up zich in veel gevallen bewezen bij menselijke fouten, storingen of andere redenen. Het zal voor velen dan ook geen vraag zijn of een goed back-up systeem nodig is.

Office 365 biedt een aantal krachtige clouddiensten, waarvan vaak verwacht wordt dat Microsoft een back-up van de data maakt. Echter is het niet zo dat bij iedere Microsoft cloud dienst een complete back-up van jouw Office 365-data standaard aanwezig is. In dit schrijven bespreken we de risico’s die je hiermee loopt en willen we meer informatie geven over onze oplossing voor back-up, waarmee je het risico op het verliezen van data in Office 365 uitsluit (dit geldt ook voor alle gegevens in Microsoft Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive).

Welke back-up levert Microsoft standaard

Met Office 365 kun je altijd, overal en op ieder apparaat werken met Office-applicaties, mail, agenda en jouw documenten. Dit werkt niet alleen prettig, efficiënt en flexibel, ook staan je gegevens veilig in de Cloud. Microsoft repliceert hiervoor je data naar meerdere datacenters die verspreid zijn over meerdere landen. Mocht er in of bij een datacenter iets gebeuren waardoor jouw gegevens niet meer veilig of beschikbaar zijn wordt er overgeschakeld naar een ander datacenter op minimaal 500 km afstand waardoor je gewoon bij jouw gegevens kunt en ermee kunt werken. Microsoft is enkel verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de infrastructuur (datacentra, netwerkapparatuur in de datacentra, de servers en de verbindingen). De eindgebruiker is eigenaar van de data en heeft daarmee ook de verantwoordelijkheid voor het bewaarbeleid ervan. De verantwoordelijkheid voor het maken van back-ups ligt bij dus bij de eindgebruiker.

Geen volledige back-up

Het overkomt iedereen weleens: je gooit onbewust een bestand of een mail weg en komt er pas veel later achter dat het weg is. Of iemand die de organisatie verlaat, leegt zijn of haar hele mailbox. Los van de achtergrond van dergelijke acties kan het ontzettend vervelend zijn, maar omdat je ervan uitgaat dat Microsoft voor een back-up zorgt voorzie jij geen problemen en bel je jouw contactpersoon van Becs op om alles terug te zetten.

Helaas krijgen wij dit soort belletje met regelmaat en moeten wij diegene aan de andere kant van de lijn dan hevig teleurstellen want met de eerder benoemde standaard back-up van Microsoft ben je niet beveiligd tegen het per ongeluk verwijderen van de eigen bestanden of mails die niet (langer) in je eigen prullenbak staan.

Wanneer ben je bestanden echt kwijt?

Verwijderde mails en OneDrive bestanden worden standaard 30 dagen bewaard door Microsoft. Voor SharePoint bestanden is die termijn 90 dagen. Na deze periode is de data echt weg.

Microsoft kan totdat de bewaartermijnen zijn verlopen een back-up terugzetten. Via een speciale, en vaak langdurige, procedure wordt dan de back-up van de hele organisatie teruggezet naar een situatie voorafgaand aan het moment dat de gemiste bestanden of mails verwijderd werden. Dat betekent dan wel direct dat de bestanden die gewijzigd zijn in de periode erna ook overschreven worden. Het is hierbij niet mogelijk om enkele individuele bestanden, mails of mappen terug te zetten.

Onze oplossing

Extra back-up service: Voor €3,- per Office 365 account kunnen wij jou verzekeren van een 100% back-up waarbij je altijd toegang blijft hebben tot alle bestanden van jouzelf en collega’s. Onze adviseurs vertellen je graag over de mogelijkheden.

Inbegrepen in huidige dienst: Voor onze relaties met “Becs online Desktop” zullen wij de back-up standaard implementeren omdat het onderdeel is van de service-afspraken die gemaakt zijn. Als dit het geval is zal er op korte termijn contact met je worden opgenomen.

Wil je dit eenvoudig en snel geregeld hebben? Dan kan ook, zonder enige spreekwoordelijke poespas. Stuur gewoon een email met een “Ja”, “Doe maar”, “Graag” of wat dan ook en wij regelen het voor je! Simpel toch….? Tja: wij maken IT gewoon graag gemakkelijk, begrijpelijk én een vanzelfsprekendheid……..